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Cuando el editor se va, ¿quién ocupa su lugar?
Escrito por: Fernando Hunth, Senior SharePoint Consultant de Baufest
SharePoint
es la solución de Microsoft que combina portales, módulos de búsqueda y
espacios de colaboración basada en el navegador web. Cuando se lo utiliza como
plataforma de gestión documental empresarial, la administración del contenido es
crítica, por lo que editor se convierte en el personaje clave de esta historia.
¿Qué
sucede cuando el gestor de contenidos se va? ¿Qué medidas debería tomar una empresa
para asegurar que las actividades sigan su curso?
1. Formar a una persona como “backup” del
editor, que conozca todas las tareas de administración de contenido, para
cubrirlo durante cualquier ausencia, ya sea por vacaciones, enfermedad, maternidad
o paternidad, por ejemplo.
2. Documentar las tareas delimitadas para el puesto y
redactar instrucciones para la administración de la plataforma. Esto facilitará
el entrenamiento de nuevas personas para esta posición y hará más llevadera la
transición.
3. Diseñar un plan de comunicación y calendarizar los
contenidos que deben ser publicados y actualizados cada mes, con el fin de
simplificar las tareas de seguimiento y cumplimiento de métricas.
4. Designar responsables y estandarizar las tareas de
cada función. Esto ayudará a que la incorporación de un nuevo usuario suceda de
manera natural, ya que las actividades diarias están atadas a un rol
específico.
5. Establecer objetivos y parámetros de análisis que
serán evaluados anualmente, con el fin de monitorear el desempeño de la
persona.
6. Programar auditorías internas para valorar la
efectividad de la plataforma y aplicar un programa de mejora continua. Esto
también ayuda a mantener el sitio actualizado y eliminar páginas fuera de uso.
La buena gestión de contenidos
es la base del éxito de la gestión Documental. Por eso, es necesario tener un
plan de acción detallado para lograr una transición ordenada.
